ปัจจุบันโลกเข้าสู่ยุคที่เทคโนโลยีมีการพัฒนาไปอย่างรวดเร็ว การใช้อุปกรณ์ต่างๆ การสื่อสารและสามารถทำงานได้โดยอัตโนมัติซึ่งมีผลกระทบกับทุกภาคส่วน วงการบัญชีก็เช่นกัน ที่การพัฒนาของโปรแกรมบัญชีมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้นักบัญชีสามารถทำงานง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากเทคโนโลยีระบบ Cloud ซึ่งเป็นที่รู้จักกันทั่วไปแล้วยังมีการนำเทคโนโลยี OCR มาใช้ในงานทางด้านบัญชี ซึ่ง OCR จะเข้ามาช่วยงานของนักบัญชีได้อย่างไร บทความนี้มีคำตอบ

OCR คืออะไร

     OCR หรือ Optical Character Recognition ภาษาไทยใช้คำว่า การอ่านอักขระด้วยแสง หมายถึงกระบวนการทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้แปลข้อความที่อยู่ในภาพจากการเขียนหรือจากการพิมพ์ ไปเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้โดยเครื่องคอมพิวเตอร์ การจับภาพอาจทำโดยเครื่องสแกนเนอร์หรือ กล้องดิจิทัล OCR จึงเป็นระบบการทำงานที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการเปลี่ยนลายมือหรือเอกสารรูปภาพที่สแกนลายมือหรือเอกสารการพิมพ์ให้อยู่ในรูปรหัสตัวอักษรที่ระบบสามารถเข้าใจได้ หรือถ้าอธิบายให้เข้าใจง่ายขึ้น เทคโนโลยี OCR

ข้อดีของ เทคโนโลยี OCR

1. ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายพราะการใช้ OCR ในการบันทึกบัญชีช่วยประหยัดเวลาถึง 75 % จากเดิมที่ใช้นักบัญชีในการบันทึกบัญชี
2. ลดความผิดพลาดในการบันทึกบัญชีเพราะการบันทึกด้วย OCR มีความถูกต้องแม่นยำกว่าการทำงานของมนุษย์
3. ช่วยรักษาสภาพแวดล้อมของโลกเพราะข้อมูลจะถูกบันทึกไว้ใน Cloud Server และเรียกดูได้โดยไม่ต้องเปลืองกระดาษในการพิมพ์สามารถทำนายได้ว่าในอนาคตเราจะได้เห็น สำนักงานไร้กระดาษ ในแผนกบัญชีของบริษัทต่าง ๆ อย่างแน่นอน
4. ช่วยพัฒนาคุณภาพชีวิตของพนักงานบัญชี เพราะการบันทึกบัญชีที่มีปริมาณมากแบบเดิมสร้างตวามเครียดในการทำงานอย่างมากเมื่อนำ OCR มาใช้ พนักงานบัญชีสามารถใช้เวลาที่เหลือไปทำงานที่สำคัญกว่านั้น

เหตุผลที่ควรนำเทคโนโลยี OCR ไปใช้งาน และ การนำเอกสารมาทำ OCR มีประโยชน์ดังนี้

1. ไม่ต้องป้อนข้อมูลเพื่อสร้างเอกสารเอง จึงช่วยประหยัดเวลาในการสร้างเอกสาร
2. ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูล และง่ายต่อการค้นหา เพราะเอกสารถูกแปลงเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
3. แก้ไขหรือปรับแต่งไฟล์ได้ง่ายขึ้นในรูปแบบของไฟล์ Word หรือ Excel
4. เก็บข้อมูลลงในฐานข้อมูล (Database) ได้ และส่งข้อมูล (Interface) ให้กับระบบอื่นได้ง่ายขึ้น
5. ประยุกต์ใช้ OCR กับ RPA (Robotic Process Automation) เพื่อสร้างซอฟต์แวร์หุ่นยนต์ให้ช่วยทำงาน ซ้ำๆ แทนมนุษย์ได้

อยากทราบแล้วใช่มั้ยว่าโปรแกรมเหล่านี้ทำงานยังไง และ ขั้นตอนการทำงานจะเป็นดังนี้

1. การแปลงเอกสารให้เป็นข้อมูล เมื่อสมัครเป็นลูกค้าแล้วเราสามารถส่งเอกสารไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จ Invoice ฯลฯ เข้าสู่โปรแกรมซึ่งมีหลายวิธีในการส่งเอกสาร คือ
    1.1 Mobile Phone: ถ่ายรูป Invoice หรือเอกสารทางบัญชีใด ๆ จาก App.ที่ติดตั้งไว้ใน โทรศัพท์มือถือ
    1.2 Email: เมื่อสมัครเป็นลูกค้าจะได้รับ Email ท่ามารถใช้ส่งเอกสารที่ต้องการเข้าสู่ Eerver ของโปรแกรมทาง Email เพื่อแปลงและแยกข้อมูลทางบัญชีที่ต้องการไปเก็บไว้
    1.3 Scan: สแกนเอกสาร ทางบัญชีแล้ว Upload ไปยังโปรแกรมนั้นเอกสารที่มาจากแหล่ง 1 – 3 จะถูกแปลงเป็นข้อมูลเพื่อรอการนำไปบันทึกบัญชี
2. การเชื่อมต่อข้อมูลสู่โปรแกรมบัญชี เมื่อเราเข้าไปใช้งานโปรแกรมบัญชีที่สามารถเชื่อมต่อกับ OCRโปรแกรมได้ เราสามารถดึงข้อมูลที่ OCR ได้เก็บไว้ให้มาลงบัญชี

แหล่งข้อมูลอ้างอิง : AI For Business, AI OCR, OCR Technology

บทความโดย : นางสาวปิยวรรณ ปาสา ประจำสำนักคณะกรรมการบริหาร