สมาร์ทโฟนทุกวันนี้มีแอพลิเคชั่นสำหรับใช้ในการบริหารจัดการรายรับ-รายจ่ายส่วนบุคคลอยู่หลายตัว ใครสนใจลองไปเสิร์ชหามา ทดลองใช้งานกันดูได้

         ข้อดีของแอพลิเคชั่นประเภทนี้ก็คือ ดาวน์โหลดง่าย โดยมากก็ไม่มีค่าใช้จ่ายหรือเรียกง่ายๆว่าเป็นแอพฯฟรีมีจริงในโลก ที่สำคัญคือใช้งานได้ง่ายไม่ซับซ้อน และได้ประโยชน์ตามสมควรในการบริหารด้านเงินๆทองๆที่ไม่สลับซับซ้อนมากจนเกินไป

          ระบบการทำงานของแอพลิเคชั่นกลุ่มนี้ โดยพื้นฐานจะให้ผู้ใช้บันทึกข้อมูลรับ-จ่ายเป็นรายเดือน โดยจะสามารถจัดแบ่งหมวดหมู่ของรายรับและรายจ่ายได้ อาทิ ด้านรายรับก็จะมีหมวดรายรับที่กำหนดไว้ให้เบื้องต้นอย่าง เงินเดือนค่าจ้าง เป็นหลัก ส่วนกรณีผู้ใช้มีแหล่งรายได้อื่นๆ ก็สามารถที่จะเพิ่มหมวดประเภทรายได้นั้นขึ้นมาได้ตามที่ต้องการ

          เช่นเดียวกันในด้านรายจ่าย ผู้ใช้ก็จะสามารถเพิ่มหมวดรายจ่ายได้ตามประเภทรายการจริง เพียงแต่ที่น่าสังเกตก็คือ ค่าเบื้องต้นที่ระบบตั้งไว้ มักจะมีหมวดของร่ายจ่ายให้เลือกใช้งานได้หลากหลายหมวด มากกว่าฝั่งของรายรับเสมอๆ เหตุที่เป็นแบบนี้ก็คงเพราะในชีวิตจริงของผู้คนทั่วไปก็คงมีรูปแบบไม่แตกต่างไปจากนี้ กล่าวคือมีประเภทหรือหมวดของรายรับไม่มากนัก แต่กลับกันในด้านของรายจ่ายจะมีหมวดรายการมากมจ่อคิวกันอย่างยาวเหยียด เช่น รายจ่ายค่าอาหาร ค่าน้ำไฟ ค่าพาหนะ ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับที่อยู่อาศัย การท่องเที่ยว โทรศัพท์ บัตรเครดิต ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการซื้อของใช้ในครัวเรือน ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับบุตร การศึกษา ฯลฯ ซึ่งพิจารณาดูแล้ว ข้อดีอย่างเดียวของการมีรายจ่ายหลายหมวดก็คือ การที่แอพลิเคชั่นส่วนมากจะอำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้โดยการรจัดทำรายการและไอคอนรายจ่ายแต่ละประเภทไว้ให้ผู้ใช้สามารถเลือกใช้ได้มากและง่าย ในเวลาที่ต้องการจะเพิ่มหมวดรายจ่ายนั้นๆเข้าระบบหรือในการค้นหานั่นเอง

          ข้อดีของแอพลิเคชั่นการบริหารและจัดเก็บข้อมูลรับจ่ายส่วนบุคคลก็คือ ทำให้ผู้ใช้สามารถทราบสถานนะและวางแผนการใช้จ่ายเงินได้ดีขึ้นในระดับหนึ่ง หลายคนจะบันทึกข้อมูลฝั่งรายรับเข้าไปตามวันที่รายรับนั้นเกิดขึ้นจริง และบันทึกข้อมูลฝั่งรายจ่ายไปเรื่อยๆในขณะที่เกิดรายการ โดยระบบจะเป็นผู้คำนวณบวกลบให้เองว่าในรอบเดือนนั้นๆ ผู้ใช้มีรายรับและรายจ่ายเท่าไหร่ มีส่วนคงเหลือหรือติดลบมากน้อยแค่ไหน ซึ่งข้อมูลดังกล่าวแอพลิเคชั่นทั่วไปจะมีความสามารถในการเก็บข้อมูลสะสมเป็นงวดเวลาได้ด้วยเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเห็นข้อมูลในภาพรวมในแต่ละช่วงเวลาได้ง่ายๆ ทั้งแบบรายเดือน รายปี หรือนอกเหนือจากนั้น ข้อดีอีกประการคือการช่วยในการบันทึกจดจำรายการรับจ่ายของผู้ใช้ที่เมื่อเกิดขึ้นสะสมมากเข้านานเข้าก็จะมักจะหลงลืมว่าเงินจำนวนนี้หรือรายการนั้นได้รับหรือจ่ายเป็นค่าอะไร ซึ่งสำหรับในแอพลิเคชั่น แน่นอนว่าหากมีการบันทึกข้อมูลไว้อย่างครบถ้วนแล้ว ไม่ว่าจะผ่านมากี่วันกี่เดือนก็สามารถจะที่สืบค้นรายการที่เคยบันทึกไว้ได้ นอกจากนี้ หากมีการบันถึงหมายเหตุเพิ่มเติมไว้ด้วย เมื่อถึงเวลาที่ผู้ใช้ย้อนกลับมาดูก็จะสามารถอ่านหมายเหตุที่มาของรายการนั้นๆได้อย่างชัดเจนยิ่งขึ้น

          แอพลิเคชั่นบางตัวนอกจากช่วยในการบริหารร่ายรับรายจ่าย หรือเปรียบง่ายๆก็คงจะเหมือนช่วยจัดการงบกำไรขาดทุนส่วนบุคคลแล้ว ยังมีความสามารถในการจัดทำงข้อมูลกึ่งๆงบดุลส่วนบุคคลหรือการเก็บข้อมูลสิทรัพย์ หนี้สิน ของบุคคลได้ด้วย ซึ่งปกติการบันทึกจัดการข้อมูลเหล่านี้อาจจะไม่ง่ายนักหากผู้ใช้ลงมือทำด้วยตนเอง แต่สำหรับการใช้งานผ่านแอพลิเคชั่นที่ใช้งานได้ง่ายๆ และมีคุณภาพดี การบันทึกขอมูลจะทำได้โดยการเลือกประเภทรายการตามจริง และเมื่อบันทึกเข้าไปแล้วรายการนั้นก็จะถูกบันทึกเข้าไปยังหมวดรายการทางบัญชีเอง

          อย่างไรก็ดีสำหรับผู้ใช้บางท่านก็อาจมองว่าแอพลิเคชั่นที่มีอยู่ยังไม่เหมาะสมกับการใช้งานจริงตามลักษณะรายการหรือความต้องการของตนเอง เท่าที่ทราบ ปัจจุบันก็ยังมีการใช้โปรแกรม Excel ในการออกแบบจัดทำโครงสร้างตารางการบริหารรายรับรายจ่าย สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนบุคคลไว้ใช้งานกันเป็นจำนวนมาก หรือแม้แต่ที่เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปเบื้องต้นที่สามารถหาดาวน์โหลดกันได้ฟรี ก็หาได้ไม่อยากผ่านทางเสิร์จเอนจิ้นต่างๆ แต่สำหรับท่านที่ต้องการที่จะปรับปรุงรูปแบบข้อมูลและการแสดงผลให้เป็นไปตามที่ต้องการ ก็อาจมองว่าที่คล่องตัวที่สุดก็น่าจะเป็น Excel ที่คุ้นเคย 

          จากบางตัวอย่างที่เคยเห็นมา ผู้ใช้บางคนสามารถดีไซน์ตารางบริหารจัดการด้านบัญชีการเงินของตนเองบนหน้า Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพและน่าสนใจ โดยการออกแบบให้ช่องแนวตั้งด้านซ้ายเป็นส่วนของการลงรายการบัญชีต่างๆ พร้อมมูลค่าของรายการนั้นๆ เช่น เงินสด เงินฝาก หุ้นกู็ สินทรัพย์ให้เช่า รายการหนี้สิน และใช้ช่องแนวนอนเป็นเรื่องของระยะเวลาซึ่งใช้เป็นงวดรายเดือน และบันทึกรายการผลตอบแทนจากสินทรัพย์หรือหนี้สินเป็นงวดๆไป และรวมผลบวกของตัวเลขทั้งในแนวตั้งและแนวนอนในท้ายของตารางทั้งแนวตั้งและแนวขวางอีกที โดยอีกส่วนของตารางจะเป็นหมวดรายการรับ-รายจ่ายทั่วไปตามแต่ที่จะกำหนดหมวดไว้ ซึ่งข้อมูลทั้งหมดนี้จะถูกอัพเดทตามรายการที่เกิดขึ้นจริงในแตละเดือนและปรับตามความเคลื่อนไหวของสมุดบัญชีธนาคารอีกที และเมื่อรวมตัวเลขข้อมูลจากตารางทั้งหมดมุมหนึ่งข้อมูลที่แสดงผลก็จะเป็นงบการเงินส่วนบุคคลแบบง่ายๆที่มีความเฉพาะสำหรับแต่ละบุคคลขึ้นมา ซึ่งตารางดังกล่าวจะช่วยให้การบริการจัดการด้านบัญชีการเงินส่วนบุคคลหรือครอบครัวเป็นระบบมากขึ้นและช่วยให้การวางแผนทางการเงินเป็นรูปธรรมมากกว่าการจดจำหรือขาดการสรุปผลตัวเลขได้อย่างชัดเจน

           ส่วนใครที่สนใจจะเลือกใช้เป็นแอพลิเคชั่น เป็นโปรแกรมสำเร็จรูป หรือเป็นเชิงประยุกต์บน Excel หรือจะใช้จดบันทึกในสมุดลงบัญชีก็ตามแต่ความสะดวกของแต่ละคนครับ แต่โดยรวมแล้วหากมีการทำบัญชีส่วนบุคคลเป็นประโยชน์กว่าไม่มีแน่นอน.

ที่มา : วารสารธรรมนิติ ฉบับ CPD&Account