โดยปกติแล้วคนทั่วไปจะคุ้นชินกับคำว่า “ใบกำกับภาษี” ซึ่งนับว่าเป็นอีกหนึ่งเอกสารที่สำคัญที่เป็นหัวใจหลักของคนทำธุรกิจทุกคน โดยเฉพาะบริษัทหรือธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) อย่างถูกต้องตามกฎหมาย เพราะฉะนั้น เราจะมาทำความรู้จักกับใบกำกับภาษีให้มากขึ้นรวมถึงบทบาทของ e-Tax Invoice ว่าทั้งสองชนิดนี้ต่างกันอย่างไร แล้วสำคัญแค่ไหนกับธุรกิจเรามาดูบทความนี้กันค่ะ
ข้อควรรู้เกี่ยวกับ e-Tax Invoice & e-Receipt
e-Tax Invoice คือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คือ ใบกำกับภาษีรวมถึงใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ ที่ได้มีการจัดทำข้อความขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) หรือได้มีการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ด้วยระบบ E-Tax Invoice by – Email
e-Receipt คือ ใบรับอิเล็กทรอนิกส์ คือ ใบรับหรือใบเสร็จรับเงินที่ได้มีการจัดทำข้อความขึ้น เป็นข้ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งได้ลงลายมือชื่อดิจิทัล ด้วยวิธิการที่กรมสรรพากรกำหนด
e-Tax Invoice มีกี่แบบ
1. e - Tax Invoice by E-mail
คือ โครงการส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบของกรมสรรพากร โดยจะได้รับการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) จากสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (องค์การมหาชน) (สพธอ : ETDA) แทนการส่งไปรษณีย์ พูดง่าย ๆ คือเป็นการส่งใบกำกับทาง Email ธรรมดา แต่ต้องอยู่ในรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนด (เงื่อนไข : เป็นธุรกิจขนาดเล็ก รายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี)
2. e-Tax invoice & Receipt
คือ การจัดทำใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบเสร็จรับเงินในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ส่งมอบให้ผู้ซื้อสินค้าหรือโดยผู้รับบริการด้วยวิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ตามวิธีที่ตกลงกัน ผู้ประกอบการมีหน้าที่ต้องนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรผ่านช่องทางที่กรมสรรพากรกำหนดด้วย
เปรียบเทียบความแตกต่าง
e - TAX Invoice & Receipt
1. ไม่จำกัดรายได้
2. จัดทำใบใบกับภาษี (เต็มรูป) (อย่างย่อ) / ใบเพิ่มหนี้ / ใบลดหนี้ และใบรับ
3. จัดทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบไฟล์ XML หรือ อื่นๆ
4. ใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (certificate Authority) และลงลายมือชื่อดิจิทัล
e - TAX Invoice by E-mail
1. รายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท ต่อปี
2. จัดทำใบกำกับภาษี (เต็มรูป) (อย่างย่อ) / ใบเพิ่มหนี้ / ใบลดหนี้ และใบรับ
3. จัดทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบไฟล์ PDF
4. ประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ผ่านระบบ e-Tax Invoice by Email ของ สพธอ.
เอกสารสำคัญที่สามารถแปลงให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ และสามารถนำส่งสรรพากรได้
1. ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) ตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร
2. ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) ตามมาตรา 86/9 แห่งประมวลรัษฎากร
3. ใบลดหนี้ (Credit Note) ตามมาตรา 86/10 แห่งประมวลรัษฎากร
4. ใบรับ (Receipt) ตามมาตรา 105 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากร
ใครบ้างที่ออกใบกำกับภาษีได้ ?
สำหรับผู้ที่ออกใบกำกับภาษีได้ ก็คือกิจการที่มีรายได้มากกว่า 1.8 ล้านบาทต่อปี โดยทาง ผู้ประกอบการต้องดำเนินการ และขอจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มกับทางกรมสรรพากรภายใน 30 วัน นับตั้งแต่วันที่มีรายได้เกิน 1.8 ล้านบาท ซึ่งการออกใบกำกับภาษีจะคำนวณจากภาษีขายแล้วหักด้วยภาษีซื้อ
ข้อดีของการใช้ e-Tax Invoice ภายในองค์กรหรือธุรกิจ
- ช่วยลดภาระงานขององค์กรหรือธุรกิจในการจัดเก็บเอกสาร เพราะเมื่อมีการส่งข้อมูลภาษีซื้อ – ภาษีขาย ให้กับทางสรรพากรก็สามารถทำการจัดทำรายงานโดยอัตโนมัติ (Electronic VAT Report) ได้ทันที
- ช่วยลดต้นทุนในการจัดทำเอกสาร หรือใบกำกับภาษีในรูปแบบกระดาษ
- มีความสะดวกในการใช้งาน และประหยัดพื้นที่มากกว่า
- มีความถูกต้องของข้อมูล ไม่เสี่ยงต่อการปลอมแปลงเอกสาร เพราะมีหมายเลขรับรองและลายมือชื่อดิจิทัลประกอบด้วย
ขั้นตอนการยื่นคำขอจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ระบบ e-Tax Invoice by Email มีดังนี้
1. เข้าเว็บไซต์กรมสรรพากร www.rd.go.th เพื่อยื่นคำขอ
2. กรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรและตรวจสอบข้อมูล พิมพ์เอกสาร ก.อ.01 เพื่อลงนาม
3. สแกน ก.อ.01 และเอกสารเกี่ยวข้องเพื่ออัปโหลดเอกสาร
4. กรมสรรพากรตรวจสอบความถูกต้องและจัดส่งเอกสารยืนยันทางไปรษณีย์พร้อมรหัสยืนยัน (Activate Code)
5. ยืนยันตัวตนผ่านทางเว็บไซต์ และกำหนดรหัสผ่านภายใน 15 วันทำการ
6. แจ้งอีเมลที่ประสงค์จะใช้ในการส่งใบกำกับภาษีและใบรับ
7. ตรวจสอบรายชื่อผู้ได้รับอนุมัติ ก.อ.01 ได้ที่เว็บไซต์กรมสรรพากร
บทความโดย : นางสาวปิยวรรณ ปาสา ประจำสำนักคณะกรรมการบริหาร
แหล่งข้อมูลอ้างอิง : https://etax.rd.go.th