1. หลักเกณฑ์และวิธีการจัดทำบัญชี งบการเงิน และการนำส่งงบการเงินตามที่กฎหมายกำหนด ดังนี้

• จัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้าประกาศ กล่าวคือผู้ทำบัญชีของบริษัทจำกัดที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย ซึ่ง ณ วันปิดบัญชีในรอบปีบัญชีที่ผ่านมามีทุนจดทะเบียนไม่เกิน 5 ล้านบาท สินทรัพย์รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท และรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท ต้องมีคุณวุฒิไม่ต่ำกว่าอนุปริญญาหรือประกาศนยบัตรวิชาชีพชั้นสูง ทางการบัญชีหรือเทียบเท่าจากสถาบันการศึกษา แต่ถ้าบริษัทมีทุนจดทะเบียนหรือสินทรัพย์รวมหรือรายได้รวมรายการใดรายการหนึ่งเกินกว่าที่กำหนดข้างต้น ผู้ทำบัญชีต้องมีคุณวุฒิไม่ต่ำกว่าปริญญาตรีทางการบัญชี
• จัดทำและรวบรวมเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี เพื่อเป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชีและส่งมอบให้ผู้ทำบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วน
• ควบคุมดูแลผู้ทำบัญชีให้จัดทำบัญชีให้ตรงต่อความเป็นจริงและถูกต้องตามกฎหมาย เพื่อให้บัญชีที่จัดทำขึ้นแสดงผลการดำเนินงาน ฐานะการเงิน หรือการเปลี่ยนแปลงฐานะทางการเงิน ตามความเป็นจริงและตามมาตรฐานการบัญชี

2. เริ่มทำบัญชีนับแต่วันที่ได้รับการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลตามกฎหมาย โดยจะต้องจัดทำบัญชีตามที่กำหนดในประกาศกรมทะเบียนการค้า เรื่องชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำ ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี พ.ศ. 2544

3. ปิดบัญชีครั้งแรกภายใน 12 เดือน นับตั้งแต่วันที่มีหน้าที่จัดทำบัญชี คือนับตั้งแต่วันที่ได้รับการจดทะเบียนนิติบุคคลตามกฎหมายและปิดบัญชีครั้งต่อไป ทุกรอบ 12 เดือน นับตั้งแต่วันปิดบัญชีครั้งก่อน

4. จัดทำงบการเงิน โดยมีรายการย่อตามที่กำหนดในแบบ 2 ตามประกาศกรมทะเบียนการค้า เรื่องกำหนดรายการย่อที่ต้องมีในงบการเงิน พ.ศ. 2544 และจัดให้มีผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบ และแสดงความเห็นต่องบการเงิน

5. นำส่งงบการเงินภายใน 1 เดือน นับแต่วันที่งบการเงินได้รับอนุมัติจากที่ประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นของบริษัท

6. เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่ทำการหรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำการผลิตหรือเก็บสินค้าเป็นประจำ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานประจำ เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี กรณีที่จำเป็นในการตรวจสอบบัญชีของกิจการประเภทใดประเภทหนึ่งอธิบดีโดยความเห็นชอบของรัฐมนตรี อาจกำหนดให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้เกิน5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี ก็ได้

7. การดำเนินการเกี่ยวกับบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี ที่ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีจัดทำบัญชีจะต้องขออนุญาตต่อสารวัตรใหญ่บัญชี หรือสารวัตรบัญชีประจำสำนักงานบัญชีประจำท้องที่ตามที่กฎหมายกำหนด ดังนี้

• การขออนุญาตเปลี่ยนรอบบัญชี จะต้องยื่นคำขอตามแบบ ส.บช.4 พร้อมด้วยเอกสารหลักฐานตามที่ได้ระบุไว้ในแบบดังกล่าว เมื่อได้รับอนุญาตแลวจึงเปลี่ยนรอบปีบัญชีได้
• การขออนุญาตก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่น จะต้องยื่นคำขอตามแบบ ส.บช.1 พร้อมด้วยเอกสารหลักฐานตามที่ได้ระบุไว้ในแบบดังกล่าว โดยในระหว่างรอการอนุญาตให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่ที่ยื่นอนุญาตไปพลางก่อนได้ หากต่อมาได้นำบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีนั้นทั้งหมด หรือส่วนใดส่วนหนึ่งไปเก็บรักษาไว้ ณ สถานที่ตามข้อ 6 ให้แจ้งการเปลี่ยนแปลงภายใน 15 วันนับแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลง
• การแจ้งบัญชีหรือเอกสารประกอบการลงบัญชีสุญหายหรือเสียหาย จะต้องยื่นแบบ ส.บช.2 พร้อมด้วยเอกสารหลักฐานตามที่ได้ระบุไว้ในแบบดังกล่าวภายใน 15 วัน นับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบถึงการสูญหายหรือเสียหายนั้น

ข้อมูลจาก : วารสาร CPD & Account ฉบับเดือนกรกฎาคม 2558

คอลัมน์ บัญชี : CPD NEWS : MR.CPD