คือภายใน 4 เดือน นับแต่วันปิดบัญชี โดยงบการเงินที่ได้รับอนุมัติจากที่ประชุมใหญ่แล้ว จะต้องนำไปยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 1 เดือนนับจากวันประชุม
กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับเรื่องการบอกกล่าวเชิญประชุมใหญ่ที่น่าสนใจก็คือ ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 1175 ที่ว่า
"คำบอกกล่าวเรียกประชุมใหญ่ให้ลงพิมพ์โฆษณาในหนังสือพิมพ์แห่งท้องที่อย่าง น้อยหนึ่งคราวก่อนวันนัดประชุมใหญ่ไม่น้อยกว่าเจ็ดวัน และส่งทางไปรษณีย์ตอบรับไปยังผู้ถือหุ้นทุกคนที่มีชื่อในทะเบียนของบริษัท ก่อนวันนัดประชุมไม่น้อยกว่าเจ็ดวัน เว้นแต่เป็นคำบอกกล่าวเรียกประชุมใหญ่เพื่อลงมติพิเศษ ให้กระทำการดังว่านั้นก่อนวันนัดประชุมไม่น้อยกว่าสิบสี่วัน"
มาพูดถึงการนับวันลงประกาศในหนังสือพิมพ์กันต่อครับ เมื่อทราบวาระการประชุมและการจัดการลงประกาศบอกกล่าวเชิญประชุมผู้ถือหุ้น ให้ถูกต้องแล้วนั้น สิ่งสำคัญที่จะต้องพิจารณาก็คือเรื่องการนับวันลงประกาศครับ ตัวอย่างเช่น ถ้าเป็นมติทั่วไป ลงประกาศล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 7 วัน ควรนับอย่างนี้ครับ
ถ้ากำหนดวันประชุมเป็นวันที่ 30 เมษายน 255_ วันที่หนังสือเชิญประชุมจะลงประกาศอยู่บนหน้าหนังสือพิมพ์ “วันสุดท้าย” คือวันที่ 22 เมษายน 255_ ว่าง่ายๆ คือมีวันที่อยู่ตรงกลางระหว่างวันที่นัดประชุมกับวันที่ลงประกาศ 7 วันนั้นเอง ทั้งนี้ก็สามารถประกาศบอกกล่าวก่อน 7 วัน หรือตามตัวอย่างคือก่อนวันที่ 22 เม.ย. ก็ได้ เช่น เมื่อทราบชัดแล้วว่ากำหนดวันประชุมเป็นวันเดิมเหมือนปีก่อนๆคือวันที่ 30 เมษายน 255_ ก็สามารถดำเนินการติดต่อลงประกาศเชิญประชุมล่วงหน้ามากขึ้นสักหน่อย จากที่จะไปลงประการศเชิญประชุมเอาในวันสุดท้ายคือ วันที่ 22 เมษายน หรือก่อนหน้าเล็กน้อย เพื่อความสะดวกมากขึ้นในทางปฎิบัติก็เลือกลงประกาศเร็วขึ้นเป็นในช่วงเดือน มีนาคม 255_ เป็นต้น
ทั้งนี้ กรณีมติพิเศษ 14 วัน ก็ใช้หลักการเดียวกันครับ
[ สำหรับเรื่องของวันที่ลงประกาศทางหนังสือพิมพ์นี้ ประเด็นที่น่าสนใจก็คือเรื่องของการนับจำนวนวันครับ เพราะที่ว่าไม่น้อยกว่า 7 วัน หรือ 14 วันนี้ ในทางปฏิบัติมักนับไม่ค่อยครบตามจำนวนวัน คือนับขาดกันไปมากกย้างน้อยบ้าง หรือไม่ก็นับถูกแต่หลงลืม มานึกเอาได้ก็ไม่ทัน 7 วัน หรือ 14 วันเสียแล้ว เช่น ปิดรอบบัญชี 31 ธันวาคม แล้วกำหนดประชุมใหญ่สามัญประจำปีกันไว้วันสุดท้าย คือ 30 เมษายนของปีถัดไป แต่มานึกได้ว่าต้องลงหนังสือพิมพ์เพื่อบอกกล่าวเชิญประชุมเอาก็วันที่ 24 เมษายน แล้ว สมมติว่าติดต่อหาลงหนังสือพิมพ์วันที่ 25 ได้ แต่ก็ไม่จัดว่าถูกต้องสมบูรณ์อยู่ดี เพราะจัดว่าเป็นการบอกกล่าวล่วงหน้าก่อนวันประชุมวันที่ 30 เมษายน ไม่ถึง 7 วัน เนื่องจากหากประชุมวันที่ 30 เมษายน จะให้ได้ถึง 7 วัน อย่างช้าที่สุด หนังสือเชิญประชุมที่จะตีพิมพ์ลงในหน้าหนังสือพิมพ์ต้องเป็นวันที่ 22 เมษายนครับ ลงวันก่อนหน้า 22 ได้ แต่หลังจากนั้น ไม่ครบ 7 วันครับ บางคนถามว่า ถ้าลงหนังสือพิมพ์วันที่ 22 ประชุม 30 ก็จะกลายเป็นเป็น 8 วันมิใช่หรือ? ไม่ครับ วิธีการนับคำนวณ 7 วันแบบเซพๆ คือใช้วันตรงกลางไว้ก่อน กล่าวคือให้มีวันตรงกลางระหว่างวันลงประกาศกัยวันที่ประชุมให้ได้อย่างน้อย 7 วัน กรณีเดียวกันนี้ วันที่ 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29 เป็นวันตรงกลาง 7 วัน ซึ่งหากใช้วิธีการนับวันแบบนี้ ก็จะช่วยให้มีความแม่นยำถูกต้องยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะประชุมวันไหน จะเป็นมติธรรมดาหรือมติพิเศษ ก็ใช้ได้เหมือนกันครับ ]
สำหรับในส่วนของตัวหนังสือเชิญประชุมนั้น คอลัมน์นี้เคยแนะนำไว้ครั้งหนึ่งว่า ก่อนที่จะส่งหนังสือเชิญประชุมไปลงหนังสือพิมพ์และส่งไปรษณีย์ตอบรับถึงผู้ ถือหุ้น ผู้ที่ดำเนินการเชิญประชุมควรตรวจสอบหนังสือเชิญประชุมก่อนครับว่า หนังสือเชิญประชุมที่จะนำไปลงประกาศนั้น มีความถูกต้องหรือไม่อย่างไร?
กฎหมายท่านว่า คำบอกกล่าวเรียกประชุมใหญ่นั้นจะต้องมีการระบุสถานที่ วัน เวลา และสภาพแห่งกิจการที่จะได้ประชุมปรึกษากัน และในกรณีที่เป็นคำบอกกล่าวเรียกประชุมใหญ่เพื่อลงมติพิเศษ ให้ระบุข้อความที่จะนำเสนอให้ลงมติด้วย”
หมายความตรงไปตรงมาง่ายๆครับว่า ในหนังสือบอกกล่าวเชิญประชุม จะต้องมีคำบอกไว้ว่าให้ไปประชุมกันที่ไหนก่อน เพราะถ้าไม่ระบุ ก็คงจะไปประชุมกันไม่ถูก วุ่นวายให้ต้องสอบถามกันยกใหญ่ เรื่องของวันเวลาก็เช่นเดียวกันที่จะต้องระบุไว้เป็นหมายกำหนดการที่ชัดเจน
นอกจากนี้ที่ต้องมีในหนังสือบอกกล่าวเชิญประชุมก็คือ เรื่องหรือวาระที่จะประชุมหารือกันนั่นเอง ถ้าเป็นการประชุมสามัญก็ควรใส่วาระที่ควรจะประชุมกันให้ครบถ้วน เช่น วาระรับรองรายงานการประชุม, พิจารณาอนุมัติงบการเงิน, แต่งตั้งผู้สอบบัญชีและค่าตอบแทน, แต่งตั้งกรรมการแทนกรรมการที่หมดวาระ ฯลฯ เพราะเรื่องดังกล่าวล้วนแต่เป็นเรื่องที่ต้องอาศัยมติแห่งที่ประชุมใหญ่ ดังนั้นไม่ใส่ไว้ก็จะเท่ากับไม่ได้ประชุมครับ
สำหรับมติพิเศษ ที่ว่าให้ระบุข้อความที่จะนำเสนอให้ลงมติด้วย ก็เพื่อให้ผู้ถือหุ้นที่ได้รับทราบคำบอกกล่าวเชิญประชุมได้พิจารณาก่อนครับ ว่า บริษัทจะทำอะไร จะเอายังไง แล้วเขาควรจะมาประชุมหรือไม่
การลงประกาศหนังสือพิมพ์
ก่อนจะนำหนังสือเชิญประชุมไปลงประกาศหนังสือพิมพ์ ขอทิ้งท้ายไว้เล็กน้อยแต่สำคัญครับว่า การส่งหนังสือเชิญประชุมไปลงหนังสือพิมพ์นั้น ควรเผื่อๆวันเอาไว้ให้กับทางหนังสือพิมพ์บ้างก็จะดีครับ เพราะใช่ว่าส่งหนังสือเชิญประชุมมาวันนี้ก็จะลงวันนี้หรือพรุ่งนี้ได้ทันที เผื่อเหลือเผื่อขาดไว้จะอุ่นใจกว่า เพราะหากมีอะไรผิดพลาดจะได้แก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ทันการครับ
เช่นตัวอย่างที่กล่าวไปว่า ถ้ากำหนดวันประชุมเป็นวันที่ 30 เมษายน 255_ แล้ว และวันที่เลือกลงหนังสือพิมพ์คือฉบับวันที่ 24 มีนาคม 255_ ถ้าต้องการจะลงหนังสือพิมพ์ฉบับวันที่ 24 มีนาคม 53 นี้ ก็อาจจะติดต่อเพื่อส่งหนังสือเชิญประชุมไปให้หนังสือพิมพ์เขาตรวจสอบและออก แบบจัดวางหน้าล่วงหน้าอย่างน้อยก็ 2 วัน ครับ ทั้งนี้ก็เพื่อความแน่นอนครับว่า เมื่อได้เตรียมเอกสารมาพร้อม นัดวันประชุมกับผู้บริหารเรียบร้อย ปรากฎว่าเย็นใจ ไปติดต่อหนังสือพิมพ์เอาใกล้วันที่จะลงจนเกินไป เขาจะลงให้ไม่ทันก็เป็นได้ จึงต้องไปแก้ไขเลื่อนกำหนดวันประชุมกันวุ่นวาย ซึ่งบางกรณีติดเงื่อนไขเรื่องวันที่ เลื่อนไปอีกไม่ได้ เพราะไปจัดประชุมเอาวันสุดท้ายตามกรอบเวลากฎหมาย ก็จะเสียการครับ
สุดท้ายนี้ ถ้าสนใจเรื่องการจัดประชุมผู้ถือหุ้น และการบอกกล่าวเชิญประชุมเพิ่มเติม ขอแนะนำให้ลองเข้าไปอ่านรายละเอียดได้ที่เว็บไซต์ www.dst.co.th/newspaper