คำถาม “ลูกหนี้” หากไม่ได้มีการบันทึกตัดรายการลูกหนี้ หรือบันทึกรายการผิดเกี่ยวกับลูกหนี้จะทำอย่างไร

คำตอบ ลูกหนี้ของกิจการมีอยู่ด้วยกันหลากหลายประเภท ขึ้นอยู่กับธุรกรรม ข้อเท็จจริงที่ก่อให้เกิดรายการ ซึ่งกรณีที่เกิดจากการประกอบกิจการก็จะบันทึกไว้ในรายการ “ลูกหนี้การค้า” หรือในกรณีที่กิจการมีสวัสดิการให้กับพนักงานในการกู้ฉุกเฉิน ก็จะรับรู้เป็น “ลูกหนี้เงินยืมพนักงาน” หรือกรรมการ เจ้าของกิจการนำเงินไปใช้ส่วนตัวก็จะบันทึกไว้เป็น “ลูกหนี้เงินกู้ยืมกรรมการ” ซึ่งเมื่อเหตุการณ์หรือสถานการณ์ที่แตกต่างกัน แต่ทำให้เกิดสิทธิในการเรียกร้องกิจการก็จะต้องมีการบันทึกรายการเมื่อมีการรับชำระจากลูกหนี้ในแต่ละประเภท แต่ในบางกิจการลูกหนี้ใช้วิธีการโอนเงินเพื่อชำระหนี้แล้ว แต่ไม่มีการแจ้งให้กิจการรับทราบ ทำให้กิจการไม่ได้ตัดยอดรายการลูกหนี้ให้ตรงกับข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น ซึ่งกรณีนี้หากกิจการตรวจสอบหลักฐานและข้อบ่งชี้ที่ทำให้เชื่อได้ว่ามีการชำระเกิดขึ้น กิจการสามารถรับรู้รายการลูกหนี้ได้โดย

เดบิต เงินฝากธนาคาร (บันทึกตามข้อเท็จจริงบนเอกสารหลักฐานที่แสดงถึงการชำระเงิน)

เครดิต ลูกหนี้การค้า

แต่ในบางกรณี อาจมีการสูญหายของเงินในบัญชี หรือเงินสดในมือ ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้ปฏิบัติงานด้านบัญชีจะต้องพิสูจน์หาหลักฐาน หรือข้อเท็จจริงเพื่อใช้ในการรับรู้รายการ เมื่อตรวจสอบพบกิจการก็จะต้องมีการบันทึกรายการโดย

เดบิต ลูกหนี้ (ระบุประเภทของเหตุการณ์ให้ตรงกับข้อเท็จจริง อาจเกิดจากการการที่กรรมการนำเงินไปใช้ส่วนตัว)

เครดิต เงินฝากธนาคาร

บางกรณีอาจพบว่ากรรมการมีการนำสินค้าไปจำหน่าย โดยไม่ได้มีการแจ้งกับผู้ปฏิบัติงานทราบ ก็อาจนำไปสู่การบันทึกรายการที่ผิดพลาด เมื่อมีการตรวจสอบข้อเท็จจริงแล้วก็จะต้องแก้ไขข้อผิดพลาดของการรับรู้รายการให้ถูกต้อง ด้วย

เดบิต ลูกหนี้กรรมการ

เครดิต ลูกหนี้การค้า

**ทั้งนี้การพิจารณาวันที่ที่ใช้ในการรับรู้รายการจะต้องพิจารณา ณ วันที่ได้รับชำระเงินจากลูกหนี้สมบูรณ์ กรณีที่เป็นลูกหนี้ที่เกิดจากการให้กู้ยืมเงินของกรรมการหรือพนักงาน ก็ควรจะต้องมีการจัดทำเอกสารหนังสือสัญญากู้ยืมเงิน หรือหนังสือสัญญารับสภาพหนี้ประกอบการบันทึกรายการด้วย**

อ้างอิง : ตัวอย่างเพื่อประกอบความเข้าใจในการปรับปรุงบัญชี เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด, สภาวิชาชีพบัญชีในพระบรมราชูปถัมภ์, 2559.