ประเด็น "สินค้าคงเหลือ" หากในบัญชีแสดงรายการไว้สูงกว่าความเป็นจริงหรือกรณีสินค้าขาดจากรายงาน จะปฏิบัติอย่างไร?

ตอบ สินค้าคงเหลือในการปฏิบัติงานนั้นควรจะต้องมีการวางแผนในการดำเนินการไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนของการรับสินค้าเข้า การเบิกจ่ายสินค้าออกไปเพื่อจำหน่าย หรือเพื่อใช้ในกระบวนการผลิต และขั้นตอนของการตรวจนับสินค้าคงคลัง เพราะในทางปฏิบัติสินค้าคงเหลือเป็นประเด็นที่มักพบข้อผิดพลาดในการจัดทำ ไม่ว่าจะเป็นสินค้าสูญหาย ขาดจากรายงาน หรือในกรณีอื่น ๆ ที่ทำให้สินค้าคงเหลือแสดงไม่ตรงกับข้อเท็จจริงที่ปรากฎ การดำเนินการในการปรับปรุงแก้ไขรายการนั้น ควรยึดหลักการปฏิบัติทางการบัญชีในประเด็นความมีอยู่จริงของรายการ สินค้าคงเหลือที่ปรากฎอยู่จริงนั้น ควรแสดงยอดตรงกับการบันทึกตัดรายการทางบัญชี กิจการควรทำการตรวจสอบกระทบยอดรายการกับเอกสารการเบิก หรือการสั่งขาย ว่าได้มีการลงรายการครบถ้วนถูกต้องหรือไม่ มีรายการใดบ้างที่ยังไม่ได้ลงบัญชีในอดีต หรือเป็นเหตุการณ์ที่ส่งผลต่อการขาดจากรายงาน

ในที่นี่แยกสาเหตุ และข้อผิดพลาดออกเป็น 4 ลักษณะคือ การไม่รับรู้รายได้ตามข้อเท็จจริง และ/หรือ การบันทึกรายได้แต่มิได้บันทึกต้นทุนขายทันที (กรณีนี้อาจเกิดขึ้นกับการใช้ระบบการบันทึกสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง Perpetual Inventory Method เพราะโดยหลักการการบันทึกด้วยวิธีนี้จะทำการบันทึกต้นทุนขายทันทีที่มีการเคลื่อนไหวของสินค้าคงเหลือ) หรือ การบันทึกสินค้าคงเหลือปลายงวดด้วยระบบการตรวจนับสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นงวด (Periodic Inventory Method) ที่ไม่ได้มีการบันทึกตามข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น หรือ ในกรณีที่สินค้าสูญหาย

ในการปฏิบัติงานเมื่อมีการพบเหตุการณ์ดังกล่าวว่าในอดีตมีรายการนี้เกิดขึ้น การดำเนินการคือการปรับปรุงรายการย้อนหลังในงบการเงินสำหรับรายการ ณ วันต้นงวดบัญชี กรณีสามารถสืบทราบได้ว่าผลต่างในปัจจุบันเกิดขึ้นจากรายการหรือเหตุการณ์ในอดีต วิธีการในการปรับปรุงแบ่งเป็นกรณีได้ดังนี้

กรณีในอดีตพบข้อผิดพลาดทำให้ต้องบันทึกรายการรายได้ให้ครบถ้วน โดยทำการปรับปรุงกับบัญชีกำไรสะสม ซึ่งการจะดำเนินการปรับปรุงควรจะต้องมีการพิสูจน์หลักฐานที่เกิดขึ้นจากการขายสินค้าร่วมด้วย เพื่อให้การรับรู้รายการมีความถูกต้องตามควร ด้วยการ

     • เดบิต เงินฝากธนาคาร (ในกรณีที่มีการตรวจสอบว่ามีการชำระค่าสินค้ามาแล้ว โดยมีหลักฐานแสดงการรับเงิน) หรือ

     • เดบิต ลูกหนี้การค้า (ในกรณีที่มีการจำหน่ายไปแล้วแต่พบว่ายังไม่มีการแสดงข้อเท็จจริงถึงการชำระเงิน) หรือ

     • เดบิต ลูกหนี้เงินกู้ยืมกรรมการ (ในกรณีที่กรรมการมีการนำสินค้านั้นไปใช้เพื่อประโยชน์อื่น หรือนำไปจำหน่ายแต่ยังไม่มีการนำส่งหลักฐานที่พิสูจน์รายการได้)

     • เครดิต กำไรสะสม (อย่างที่กล่าวมาจะต้องมีหลักฐานที่แสดงถึงการขายในอดีต)

การบันทึกรายการด้านเดบิต นักบัญชีควรทำการตรวจสอบความถูกต้องก่อนที่จะพิจารณาบันทึกรายการ เพราะหากข้อมูลหลักฐานไม่ครบถ้วนอาจส่งผลกระทบไปยังรายการต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้ เช่นอาจทำให้เงินฝากธนาคารแสดงยอดสูงไป หรือรายการลูกหนี้การค้าที่ปรากฎไม่สอดคล้องตรงกับความจริงที่เกิดขึ้นของรายการ ทั้งนี้ในการปรับปรุงรายการควรมีการประกอบเอกสารหลักฐานเพื่อพิสูจน์รายการและความถูกต้องของรายการนั้นด้วย

แล้วมาพบ กับ "สินค้าคงเหลือ" หากในบัญชีแสดงรายการไว้สูงกว่าความเป็นจริงหรือกรณีสินค้าขาดจากรายงาน จะปฏิบัติอย่างไร? ตอนที่2 กันในบทความหน้า

อ้างอิง: ตัวอย่างเพื่อประกอบความเข้าใจในการปรับปรุงบัญชี และสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดได้อย่างถูกต้อง, สภาวิชาชีพบัญชีในพระบรมราชูปถัมภ์, 2559

ที่มา : บริษัท ฝึกอบรมและสัมมนาธรรมนิติ จำกัด